Řízení rozpočtu projektu

Mari helin tuominen 38313


Motivace

Rozpočet projektu je nejvíce sledovaným omezením projektu ze strany sponzorů a řídících výborů. Cílem projektového manažera je dodávka projektu v rámci:

  • Cost baseline (vývoj nákladů v čase) obsahující:
    • Náklady na dodávku všech výstupů projektu
    • Contingency reserve pro známa akceptovaná rizika
  • Rozpočtu projektu obsahující:
    • Cost baseline
    • Management reserve pro neznámá rizika (tato část rozpočtu může být čerpána jen na základě schváleného změnového požadavku, tj. přesun rozpočtu do Cost baseline)

Aktivním monitorováním a řízením stavu čerpání nákladů dosáhneme:

  • Včasné identifikace rozdílů mezi Cost baseline a skutečným čerpání nákladů, tj. možnost analýzy příčiny a případné implementace korektivních akcí
  • Včasná identifikace rizik souvisejících s dodávkami projektu
  • Včasná identifikace rizik souvisejících s nedostatečným financování rozpočtu projektu
  • Efektivní řízení rizik překročení Cost baseline či rozpočtu projektu
  • Zvýšení podpory projektu ze strany zainteresovaných osob způsobené transparentním řízením rozpočtu projektu

Užitečné vstupy

Pro řízení rozpočtu projektu využijeme následující vstupy:

  • Project management plan (Plán řízení projektu): obsahující mimo jiné:
    • Cost management plan (Plán řízení nákladů): definuje mimo jiné:
      • Způsob, jakým je řízen rozpočet projektu
      • Akceptační tolerance Cost baseline a rozpočtu projektu (tj. tolerance které musí být za projekt dodrženy, např. ± 10% z výše Cost baseline a rozpočtu projektu)
      • Kontrolní tolerance pro sledování nákladů výstupů/dodávek projektu (jejich překročení vyžaduje analýzu příčiny a případnou implementaci korektivních či preventivních akcí, např. při výše akceptačních tolerancích sleduji čerpané náklady na dodávku Work packages v rozsahu ± 5%)
      • Formát reportů souvisejících s řízením nákladů a rozpočtu projektu
      • Pravidla pro měření výkonu projektu z pohledu nákladů
    • Cost baseline: slouží jako reference k měření a vyhodnocení výkonu projektu z pohledu nákladů
    • Scope baseline: definuje mimo jiné plánovaný náklad WBS elementu či jakým způsobem je měřena přidaná hodnota WBS elementu nad nímž provádím měření:
      • Discrete effort: používaný pro aktivity které vyústí v specifický výstup projektu, např. příprava analýzy
      • Apportioned effort: používaný pro aktivity ve vztahu k aktivitám které vyústí v specifický výstup projektu, např. podpora přípravy analýzy
      • Level of effort: používaný pro aktivity nemající žádný vztah k výrobě výstupů projektu, např. projektový management
  • Financování rozpočtu projektu: definuje časově zohledněnou finanční dotaci projekt (nejčastěji ve formě inkrementů)
  • Údaje pracovního výkonu: poskytuje mimo jiné informace o postup projektu, dokončených výstupech, čerpaných nákladech atd.
  • Organizační vlivy: poskytuje mimo jiné formální/neformální procesy a doporučení týkající se řízení nákladů a rozpočtů projektů; nástroje využívané k řízení nákladů a rozpočtů projektů

Nástroje a techniky

Pro řízení rozpočtu projektu využijeme následující nástroje a techniky:

  • Earned value management: využívá Cost, Scope a Schedule baselines k vyhodnocení výkonu projektu; aplikuje se na Work packages, Control accounts i samotný projekt:
    • PV: plánované náklady k datu vyhodnocení (Planned Value)
    • AC: skutečné čerpané náklady k datu vyhodnocení (Actual Cost)
    • EV: přidaná hodnota projektu ve smyslu přiřazeného rozpočtu k datu vyhodnocení (Earned Value)
    • CV = EV – AC, odchylka nákladu (Cost Variance)
    • CV% = CVEV , procentuální odchylka nákladu
    • CPI = EVAC , index nákladové výkonnosti (Cost Performance Index)
  • Forecasting: poskytuje predikci nákladů k dokončení projektu:
    • ETC: odhad nákladů na dokončení všech výstupů projektu:
      • ETC = kompletní přepočet nákladů (projekt má z pohledu nákladů výrazné odchylky)
      • ETC = BAC – EV, dokončení zbývajících prací předpokládáme dle plánu (BAC - výše Cost baseline)
      • ETC = BAC-EVCPI, dokončení zbývajících prací předpokládáme dle současného CPI
    • EAC = AC + ETC, odhad celkových nákladů projektu
    • VAC= BAC – EAC, odchylka výše Cost baseline od odhadu celkových nákladů projektu
    • VAC% = VACBAC , procentuální odchylka výše Cost baseline od odhadu celkových nákladů projektu
  • To Complete Performance Index: definuje CPI, které musí projekt splnit aby dosáhl nákladového cíle:
    • TCPI = BAC-EVBAC-AC , je-li nákladový cíl výše současného Cost baseline (BAC)
    • TCPI = BAC-EVTarget-AC , jaké CPI musí projekt splnit, aby splnil nákladový cíl Target
  • Performance reviews: provádí revizi výkonu projektu:
    • Analýza příčiny nákladových odchylek
    • Analýza trendu výkonu projektu, sledování CV, CPI, ETC, EAC, VAC v čase
    • Sledování výkonu projektu, čerpání nákladů a financování rozpočtu projektu
  • Reserve analysis: Sledování a řízení Contingency a Management reserves

Výstupy

Řízením rozpočtu projektu získáváme:

  • Informace o výkonu projektu:
    • CV, CV%, CPI pro Work packages, Control accounts i samotný projekt jsou komunikovány zainteresovaným osobám projektu
    • Analýza trendu výkonu projektu je komunikována zainteresovaným osobám
  • Cost forecast: ETC, EAC, VAC, VAC% jsou komunikovány zainteresovaným osobám projektu
  • Změnové požadavky: analýza výkonu projektu z pohledu nákladů může vést ke změnovým požadavkům:
    • Korektivní akce: eliminace nákladových odchylek
    • Preventivní akce: eliminace rizik, které mohu vyústit v nákladové odchylky
  • Lessons learned: zkušenosti pro projekt či společnost, např.:
    • Příčiny nákladových odchylek
    • Korektivní a preventivná akce: důvod jejich výběru

Související téma

Odborný garant
Jaroslav Bárta
Project Management Consultant
více o garantovi
Autor: Jaroslav Bárta
Ohodnoťte článek

Přidat komentář

Registrace

Registrujte se pomocí

nebo

Klasická registrace

*
*
*
*
*
Souhlasím se zpracováním osobních údajů dle Zásad pro následující účely:
×