Jak jsme v Projectmanu zaváděli AI — a co jsme se při tom naučili

Kde jsme začali

Nebyl to náš první pokus. Ten první byl na podzim 2024, kdy jsme pro týmy připravili dva úvodní workshopy a postavili základy knowledge base v Confluence. Aktivitě chyběl pravidelný heartbeat a bez pravidelnosti a mírného tlaku plamen nadšení postupně vyhasl. Věděli jsme, že to příště musíme uchopit jinak.

Náš druhý pokus datujeme na podzim 2025. Tentokrát jsme jsme začali interním průzkumem. Výsledky byly upřímně překvapivé. Ne proto, že by lidé AI nepoužívali (ChatGPT mělo 100% dostupnost pro všechny), ale proto, jak velké byly rozdíly v přístupu. Někdo pracoval s placenou verzí a asistenty skoro každý den, jiný používal free verzi a někdo nevěděl, že má přístup k firemní licenci.

Adopce AI předtím nebyla podporována pravidelností, nebyla součástí pravidelných schůzek týmů, prostě neprošla až do hloubky, kde jsme ji potřebovali. Pravidla zastarala stejně jako evidence nástrojů. Nápady zůstávaly v hlavách.

Zjistili jsme taky, co lidem v adopci brání, a nebyl to strach z AI ani neochota. Hlavní překážky byly tři: nedostatek času, příliš mnoho nástrojů bez návodu a chybějící příklady z vlastní agendy.

Co jsme udělali

Místo dalšího workshopu jsme postavili strukturu, která má šanci vydržet: governance, pravidelné setkávání ambasadorů, týmů i managementu, pravidla používání AI nástrojů, FAQ na nejčastější otázky a celofiremní komunikační kanál v chatu.

Pak také tým AI ambasadorů: jeden člověk z každého týmu, který má chuť zkoušet a sdílet. Ambasador není expert. Je to člověk s iniciativou, který potřebuje čas, prostor a podporu vedoucího.
Společně jsme prošli týmovými workshopy. Ne ve stylu „Tady je AI, vyzkoušejte si to.“, ale jako řízená kalibrace základních znalostí nástrojů v celé firmě. Každý tým si prošel nejpoužívanější nástroje, vykopnul a diskutoval scénáře, které dávají smysl pro jeho práci, a začal je testovat.

Consulting řeší přípravu podkladů, vzdělávacích materiálů a workshopů pro naše klienty, Sales testuje network agenta, Marketing pracuje s AI na vytváření obsahu, Recruitment automatizuje přípravu kandidátských profilů.

Paralelně jsme začali evidovat i naše úspěchy a AI okénko se stalo pravidelným příspěvkem na celofiremních setkáních. Máme živou databázi scénářů, které v Projectmanu fungují (skoro) každý den. Sdílíme ji interně, aby se know-how neschovávalo v jedné hlavě.

Co nás překvapilo

Motivace nebyla problém, skóre nadšení bylo napříč týmy 4,5 z 5. Problém byl přechod od osobní produktivity ke skutečně týmovým a firemním scénářům. To je jiná úroveň. Tam je potřeba sáhnout i do procesů, hlídat security, ověřit data readiness a zajistit spolupráci vedoucího týmu s ambasadorem. Bez toho se AI adopce zasekne na individuálním nadšenci a dál se nešíří.

Druhé velké téma, které rezonovalo napříč celou firmou, je AI notetaking. 85 % lidí uvedlo, že tvorba zápisů ze schůzek je jejich každodenní téma. Přirozený zájem o automatizaci zápisů nás přivedl k důležité otázce: jak to udělat správně? S jasným cílem, firemně řízenými nástroji a daty, která zůstávají tam, kde mají být. Tenhle krok chceme udělat pořádně, proto mu věnujeme čas a řešíme ho jako samostatný projekt.

Kde jsme teď

S koncem prvního kvartálu končí i první fáze naší půlroční AI Adopce, ta část, kterou bychom popsali jako „aktivní (ná)tlak“. Náš příští velký check je v červnu.

Nekončíme, jen jsme přešli z aktivního tlaku na udržitelné tempo: každý tým má svého ambasadora, definované scénáře a prostor rozvíjet je svou rychlostí. Další rozvoj v adopci AI neponecháváme náhodě, investovali jsme do vzdělávání od těch nejlepších na trhu.

Co z toho bereme do práce s klienty

Adopce AI není jedno nebo dvě školení. Workshop inspiruje, ale sám o sobě praxi nezmění. Co funguje, je kombinace jasného cíle, malé skupiny nadšenců vedené AI Leadem, která testuje a sdílí, a pravidelného vyhodnocování, co funguje a co ne. A vedoucí týmů, kteří dají ambasadorům čas a mandát.

Přesně tenhle model přinášíme i našim klientům.

Chcete zavést AI, ale nevíte, kde začít? Nebo jak podruhé nezačít špatně?

Neztrácejte čas hledáním slepých uliček, kterými jsme si už prošli za vás. Rádi s vámi probereme vaši situaci a navrhneme cestu k AI adopci, která ve vaší firmě skutečně zapustí kořeny. Rezervujte si nezávaznou konzultaci.