Role Project Management Office

Neexistuje však jednotný template, jak má PMO přesně vypadat, kde má být v organizační struktuře zařazeno a jak má být organizováno a personálně zajištěno. Dá se říci, že nejsou dvě stejné PMO, každé je svým způsobem unikátní, protože i potřeby každé organizace jsou unikátní. Nicméně je 5 typů PMO, které se vyskytují v organizacích nejčastěji:

1. Business Unit PMO nebo také Organizational Unit PMO, Divisional PMO, Departmental PMO – Business Unit PMO zastřešuje všechny činnosti, které od PMO očekáváte, ale pouze v jedné divizi nebo oddělení v rámci organizace. Dobrým příkladem je IT PMO.
2. Project PMO nebo také Project Office, Program Office – velké projekty nebo programy můžou vyžadovat své vlastní PMO. Je to dočasné PMO, které poskytuje administrativní podporu a reporting v rámci tohoto projektu nebo programu.
3. Project Support PMO nebo také Controls Office, Project Services – tento typ PMO je primárně zaměřen na poskytování governance zejména procesů, procedur a nástrojů. Podporuje a kontroluje projektové a program managery, aby dodržovali korporátní standardy.
4. Enterprise PMO nebo také Global PMO, Corporate PMO, Strategic PMO – toto je nejvyšší stupeň PMO v organizaci většinou reportující přímo CEO. Enterprise PMO je zaměřené na strategické cíle organizace, realizaci benefitů, prioritizaci a poskytování governance na nejvyšší úrovni.
5. Center of Excellence nebo také Competency Center – tento typ PMO podporuje zlepšování kompetencí a dovedností v organizaci prostřednictvím tréninku dovedností, mentoringu a coachingu. Také může poskytovat governance a projektové metodiky.

To neznamená, že zrovna to vaše, které nemusí spadat ani do jedné výše jmenované kategorie je špatně, pouze vaše organizace má jiné specifické potřeby.

Ve své praxi jsem se setkal se všemi pěti výše jmenovanými PMO a některé z nich i řídil. Moje zkušenost s PMO se dá rozdělit do dvou oblastí. PMO se kterými jsem spolupracoval, když jsem implementoval projektový a portfolio nástroj a reporting v mezinárodní společnosti, (konkrétně do 5 zemí, některé s více PMO) a PMO které jsem napřímo řídil. U první oblasti můžu potvrdit, že najít dvě identické PMO i v rámci jedné organizace je velmi obtížné. V druhé oblasti jsem měl možnost řídit IT PMO v době, kdy se restrukturalizovala společnost a kdy jsme z dvou PMO dělali jedno. Business PMO, které fungovalo paralelně se v rámci restrukturalizace slučovalo právě do IT PMO. Součástí byla i virtualizace což znamenalo přechod od hierarchického řízení na maticové. Zjednodušeně řečeno – před změnou byly součástí PMO i projektový manageři, kteří se organizačně přemístili do jednotlivých divizí a byly řízeni maticově (tzn přímá podřízenost managerovi divize a současně byli řízeni po odborné stránce z PMO). To ve svém důsledku znamenalo oddělení funkce realizační a kontrolní, jak je řečeno v úvodu článku. Z výše uvedeného můžeme vidět, že i funkce jednoho PMO se může v čase změnit v návaznosti na potřeby dané organizace.

At’ už PMO ve vaší organizaci má jakoukoli podobu a úkoly, je to funkce, která projektovým manažerům dokáže hodně pomoci jak na úrovni denního řízení projektů, tak co se týče governance kterou poskytuje. Proto je dobré nebrat PMO jen jako nutné zlo, které vyžaduje projektový reporting, ale jako partnera, který vám dokáže hodně usnadnit práci.

Zdroje:

• Gaining PMO Experience
• The 5 Different Types of PMO
• Questions You Should Ask When Implementing A PMO
• Project Management Office