AI v praxi projektového manažera: Od osobní produktivity k firemní inteligenci

Dnešním článkem bych se chtěla zaměřit na to nejdůležitější, co jsme v minulém roce u našich klientů potkali: reálné use casy. Nechci tu mluvit o konkrétních tlačítkách v nástrojích, chci mluvit o principech.

Při definování scénářů rádi věci řadíme do pomyslných „krabiček“. Svět sice není černobílý a tyto množiny se překrývají, ale pro přehlednost dělíme produktivitu na:

1. Osobní (moje úspora času)
2. Týmovou (naše společná pravidla)
3. Firemní (robustní systémy a data)

Pojďme se podívat na tři scénáře, které u projekťáků v naši praxi rezonují nejvíc. Čtvrtý jako bonusový popisuje užití mého milovaného NotebookLM od Googlu.

Zápisy ze schůzek: Konec „digitálního otroctví“

Pro projektového manažera je zápis velké téma. Dnes už v Teams nebo Gemini vidíme AI funkce přímo „pod kapotou“. Schůzka se nahraje, přepíše a transcript se zpracuje do šablony.

• Osobní báze: Použiju chatbota, hodím mu transcript a on mi to „přechroustá“ do mé struktury. Ušetřím čas, ale stále je to moje ruční práce (copy-paste).
• Týmová báze: Tady už mluvíme o určité štábní kultuře. Celé PMO oddělení používá stejnou metodiku. Zápisy se generují automaticky, ukládají se na správné místo a já mám jistotu, že nic nezapadlo.

Projektový asistent: Váš „druhý mozek“

Tady to začíná být zajímavé. Pokud máte uklizená data z prvního scénáře (zápisy ve stejné struktuře a tonalitě), můžete nad nimi postavit asistenta, který umí dělat deltu.

Místo prohledávání padesáti dokumentů se ho prostě zeptáte: „Jaký je aktuální status? Padlo v posledních statusech něco, co musím řešit jako prioritu jedna?“ Asistent porovnává statický plán z úvodu projektu s realitou zápisů.

Asistent také mění tonalitu reportů podle publika - data jsou stejná, ale výstup se mění „za vteřinu“ podle toho, za kým zrovna jdete:

Tabulka: Jak asistent mění tonalitu reportů podle publika

Od asistenta k robustnímu agentovi

Tady se láme chleba mezi osobní a firemní produktivitou. Jako seniorní PM vím, o čem projekt je, i když mě vzbudíte o půlnoci. Ale co když projekt předáváte? Nebo máte nováčka?

V ten moment potřebujete stabilní řešení, na které je spoleh. Přecházíme k tzv. RAG systémům (Retrieval-Augmented Generation) a AAP (Agentic AI Platforms).

• Data mají jasnou a pro AI připravenou strukturu.
• Model nehalucinuje, protože čerpá jen z vašich ověřených zdrojů.
• Asistent „stíhá“ i tisíce dokumentů, na které by osobní chat už nestačil.

Syntéza a Deep Research: Game changer jménem NotebookLM

Můj milovaný scénář. Deep research je o schopnosti navnímat obrovské téma během 15 minut. K tomu slouží například volně dostupný nástroj od Google NotebookLM.

Vytvoříte si tam „centrální mozek“ pro jedno téma. Nahrajete vlastní zdroje: soubory z počítače a z Google Disku, plain text i odkazy na konkrétní webové stránky nebo využijete funkci dohledání zdrojů Deep Research. NotebookLM je projde komplexně a konzistentně s ohledem na kontext tématu jako celku. 

Krása je v tom, že každý přijímáme informace jinak a NotebookLM nabízí pestrou škálu formátu výstupů:

• Součástí aplikace je chatbot, kterého se můžete doptat na cokoliv z vložené báze
• Někdo chce podcast (ano, NotebookLM vám udělá diskusi dvou lidí o vašem tématu, v interaktivním módu můžete do rozhovoru i vstoupit. Wow!).
• Někdo chce infografiku, kvíz nebo naučné kartičky.
• Někdo potřebuje mindmapu.
• Někdo ocení starý dobrý strukturovaný text.

Je to neuvěřitelný nástroj na syntézu informací z více zdrojů, pokud mu dáte kvalitní data. Pokud do něj nahrajete nesmysly, vyjdou vám nesmysly – to platí vždycky.

V jaké krabičce jste vy?

U projektového řízení nejde o to, který nástroj je „víc cool“. Jde o to, jak plynule dokážete přecházet mezi těmito úrovněmi:

Pokud si vytvoříte projektového asistenta pro sebe, je to skvělý začátek. Ale ten opravdový „game changer“ nastává, když se z něj stane firemní aktivum, kterému můžete věřit.

DISCLAIMER:
Ve všech scénářích platí, že používání jakéhokoliv AI nástroje v kombinaci s citlivými firemními daty by mělo projít firemním procesem schválení daného nástroje.

Tento přerod z osobního pomocníka v robustní firemní nástroj je přesně ten moment, kdy se dnes s našimi klienty potkáváme nejčastěji. AI adopce už pro nás není jen o školení promptování, ale o governance, tj. stavění procesů, které ve firmě zůstanou, i když klíčový projekťák odejde na dovolenou. Je to v současnosti naše nejžádanější služba.

Pomáháme firmám tuhle ‚vyšší dívčí‘ uchopit bezpečně a systémově. Pokud cítíte, že vaše osobní krabička produktivity už přetéká a chcete do toho vtáhnout celý tým nebo firmu, rádi vám ukážeme, kudy vede cesta.