Jak jsme stavěli UX tým

Proč UX?

UX kompetence nám, do Projectmana, nespadla z nebe. Byl to pro nás logický vývoj v rámci našeho zaměření na outsourcing rolí mezi byznys a IT. UX kompetenci považujeme za jednu z klíčových pro probíhající digitalizaci všech odvětví. Důvody proč a jak chceme UX v Projectmanu uchopit jsem popsal v blog postu UX a Projectman.

V loňském roce jsme úspěšně pomohli významnému klientovi outsourcingem kapacit vybraných UX rolí v rámci jeho různých týmů. V letošním roce se na nás obrátil s požadavkem na pomoc s budování celého dedikovaného UX týmu v rozsahu cca 15 nových kolegů - čistě UX pozic bylo 8. Klientem je jedna z největších společností u nás.

U klienta padlo rozhodnutí koncentrovat UX kapacity do jednoho týmu a výrazně je posílit. UX začalo být chápáno jako důležitá část tvorby všech produktů a User Centric Design přístup jako správná cesta k dosažení optimálního uživatelského zážitku u všech aplikací pro koncové, ale i interní zákazníky. 

Klient ale za větším zapojením UX a příbuzných metod vedoucí k návrhu a vývoji produktu, jako je například Design Thinking, nevidí pouze samotný lepší uživatelský zážitek, ale i lepší ekonomické výsledky. Podle studie společnosti Forrest pro IBM (PDF, 1,6MN, anglicky), využití právě IBM Design Thinking postupů přináší 2x rychlejší “Time-to-market”, 75% redukci doby návrhu a 33% redukci doby vývoje. To jsou čísla zásadně ovlivňující náklady na nové produkty.
 

Jak jsme k zadání přistoupili? Co je přínosem outsorcingu?

Pro klienta byl klíčový faktor času: v relativně krátké době potřeboval mít k dispozici tým zkušených lidí. V této branži časté, že ostřílení profíci pracují jako freelanceři a někdy i na více projektech, proto se vyplatí hledat v těchto vodách. Další hodnotou, kterou klient spoluprací právě s námi získává, je naše schopnost uchopit zadání, lidi do týmu vyhledat, prověřit a jen ty správné představit se souhrnem podstatných informací pro finální schválení klientem. Nedílnou součástí naší služby je potom onboarding do týmu a průběžná péče o profesní rozvoj členů týmu.

V momentě, kdy je klient obdobně pokročilý ve využití UX postupů a rolí, musel i náš přístup být řízený a pro klienta predikovatelný. Klíčové bylo také nastavit správně zapojení klienta do stavby týmu, bez jehož kooperace bychom nemohli uspět. A to zejména s ohledem na časový tlak na nástup členů týmu.

Celou spolupráci jsme si rozdělili do tří částí:

1. PURCHASING - nákupní proces klienta není triviální a je časově náročný. Bylo výzvou ho časově skloubit s dalšími aktivitami a včas jím projít pro zahájení vlastní dodávky.
2. TEAM DEVELOPMENT - naplánování zakázky, pochopení potřeb klienta, vyhledání a výběr kandidátů, pohovory a pravidelná zpětná vazba od klienta.
3. SERVICE PROVIDING - vlastní poskytování kapacity, náš onboarding, podpora klientova onboardingu, péče o konzultanta během zakázky. Podpora práce celého týmu.

Jednotlivé části běželi z větší části paralelně, ale jednotlivé jejich kroky a i přístup k nim jsme oddělili. Zatímco v rámci PURCHASING části jsme se snažili zejména správně identifikovat rizika a z větší části jim předcházet, tak u TEAM DEVELOPMENTU jsme si připravili projektový plán a postupovali jsme podle něj - byla to klíčová část celé dodávky. Část SERVICE PROVIDING byla důležitá pro úspěšné zapojení nových členů týmu do prostředí a procesů klienta.

TEAM DEVELOPMENT jsme rozdělili do těchto základních kroků:

1. Vyhledání vhodných kandidátů - za využití naší komunity v podobě doporučení, hledání na Linkedinu a komunikace na kanálech UX Asociace.
2. Pohovory s důrazem na klientem požadované odborné znalosti a zkušenosti. V rámci pohovorů také vždy hledáme u kandidátů Projectman DNA, které je primárně o “měkkých dovednostech”.
3. Ověření referencí a příprava prezentace kandidátů -  Klientovi jsme představovali pouze prověřené kandidáty s nezávislou referencí. V rámci představení kandidáta jsme shrnuli jeho dosavadní zkušenosti a důvod proč ho za  vhodného kandidáta potřebujeme.
4. Schvalování klientem a onboarding. Schvalování klientem probíhalo ve dvou kolech, v prvním kole byl kladen důraz na odborné dovednosti, zkušenosti s UX procesem, jazykovou vybavenost. Druhé kolo bylo spíše o “Chemii” a názoru týmu - s cílem co nejlepšího kulturního fitu kandidáta a týmu. Pokud po druhém kole klient kandidáta schválil, tak jsme začali pracovat na kompletním “onboarding”, který zahrnoval i vzájemné zasmluvnění spolupráce. Onboardingem už začínala část SERVICE PROVIDING. V případě, že kandidát výběrem klienta neprošel, tak jsme se snažili o maximálně otevřenou zpětnou vazbu, aby bylo jasné poučení pro nás a i pro kandidáta..

Práce na zakázce probíhaly téměř 5 měsíců. Na čistě UX pozice bylo v našem prvním výběru cca 700 lidí. Odpohovorovali jsme téměř 40 lidí. Klientovi jsme poslali 15 kandidátů, ze kterých si následně vybral.

V rámci této fáze jsme pomohli klientovi postavit tým o požadované kapacitě a skladbě kompetencí a seniority. Věříme, že i lidsky a kulturně bude tým fungovat.

Co jsme se naučili

S ohledem na rozsah a relativní novost rolí (obdobné jsem obsazovali prvně v roce 2020) byla pro nás zakázka klíčová z hlediska nabírání zkušeností.

1. Předchozí dobrá příprava na UX pozice nám velice pomohla, byli jsme schopni kandidáty relevantně pohovorovat a vybírat.
2. UX komunita funguje - dostali jsme od ní zajímavá doporučení. 
3. Rozšířio se povědomí o Projectmanu i mezi UX odborníky. 
4. Úroveň českých UXáků je rozdílná. S ohledem na vysoké nároky klienta, jak na odbornou stránku, tak například i jazykovou vybavenost byl výběr nastaven velice striktně. A i kandidáti, kteří plnohodnotně pracují u jiných klientů, jím neprošli.
5. Při takto dlouhodobé spolupráci je správné zapojení klienta a přímá komunikace s ním klíčem k úspěchu.
6. Hlavní motivace pro kandidáta byl brand klienta a zajímavé projekty, na kterých pracuje. Výraznou roli hrála také možnost remote práce. 

Pro celý Projectman byl tento projekt klíčový v první polovině roku 2021 a potvrdil náš záměr rozšířit naše kompetence o oblast UX, kde chceme být dále velice aktivní.