Portfolio reprezentuje celkový součet investic organizace (nebo jejího segmentu) ve změnách potřebných k dosažení strategických cílů organizace. Portfolio Management je tedy koordinovaná sada strategických procesů a rozhodnutí, které společně umožňují efektivnější rovnováhu organizačních změn a běžného provozu (BaU - Business as Usual). Portfolio Management poskytuje relevantní informace pro senior management, umožňující lepší a informovaná rozhodnutí o tom, do které iniciativy/projektu nebo programu investovat, zda pokračovat v investicích do běžících iniciativ/projektů a programů, jak zajistit účinnou a efektivní dodávku naplánovaných a odsouhlasených iniciativ/projektů a programů, jak maximalizovat návratnost investic (ROI - Return On Investments) a jak zlepšit koordinaci existujících aktivit a procesů. Není to jen pasivní monitoring aktuálního stavu, ale aktivní řízení a dodávky portfolia jako celku, jehož nedílnou součástí je i zajištění realizace benefitů, aplikace zkušeností, poznatků a ponaučení z již realizovaných aktivit. Neméně důležité je také vytvoření firemní kultury orientované na změnu.
Tak dost teorie a pojďme se na to podívat v praxi. V jedné společnosti, kde byla hodnota portfolia přibližně 250 mil CZK a kde měli zavedený relativně funkční proces Project Managementu, řešili problémy s novými požadavky (Demand Management), kdy projekty vznikaly jako houby po dešti a PMO je občas nestíhalo včas evidovat. Dále měli komplikace při předání projektů do provozu, vznikaly kolize ze souběhu projektů, ať už z pohledu kapacit nebo technického řešení. Z toho plynulo časté překročení budgetu a zpoždění projektů a další s tím spojené komplikace. Portfolio management fungoval neřízeně a reaktivně - tzn. věci se řešily, až když vznikl problém. Po rozhodnutí vedení se těmto tématům věnovat, byly realizovány následující kroky:
V průběhu dvou let se podařilo nejen vyřešit výše zmíněné nejpalčivější problémy, nebo nastavit procesy k jejich řešení, ale také uspořit víc jak 20% času a 28% vícenákladů na projektech. Postupným zvýšením maturity levelu Projektového Portfolia se podařilo nastartovat realizaci benefitů jako:
Na závěr trochu statistik a doporučení. Podle průzkumů se ukázalo, že vysoce výkonné organizace s dobře nastaveným procesem řízení změn respektive Project Portfolio Managementem hospodaří až 21x efektivněji než jejich méně úspěšná konkurence, což dokládá i zmíněný příklad z praxe.
Při implementaci nebo optimalizaci Projektového Portfolia je třeba mít na paměti, že pracujete s lidmi a samotná metodika většinou moc nevyřeší. Proto je třeba vždy najít správný mix ověřených metod, podpory vedení, transparentní komunikace a vizualizace jak samotného portfolia, tak naplánovaných kroků. A ze zkušenosti doporučuji výsledný framework nenasazovat najednou formou velkého třesku, ale postupnými kroky a adaptovat v závislosti na vašich cílech, řešených problémech, organizační kultuře a lidském faktoru.
Zdroje:
Sedlmajer Michal
